Dodávka IT projektu, nebo kapacity na hodiny? Kdo pak odpovídá za výsledek

Která forma je lepší, záleží hlavně na tom, jestli máte vlastní řízení projektu a jak přesně umíte popsat, co má vzniknout.

V čem je hlavní rozdíl?

Obě formy vypadají zvenku podobně: na vašem projektu pracují lidé, které jste si nenajali sami. Rozdíl je v tom, co přesně kupujete a kdo nese odpovědnost.

U kapacit je dodavatel odpovědný za to, že vám dodá vhodné a ověřené lidi, bude je koordinovat a zůstane s nimi v kontaktu. Zadání, priority a převzetí výstupů máte vy a za to, zda práce vede k cíli projektu, odpovídáte vy. U dodávky projektu se odpovědnost posouvá: dodavatel sestaví tým, řídí ho a za dohodnutý výsledek odpovídá. Smluvně se taková spolupráce může opírat o smlouvu o dílo podle občanského zákoníku, u které zhotovitel provádí dílo na svůj náklad a nebezpečí. Konkrétní rozdělení odpovědnosti ale vždy určuje to, na čem se strany ve smlouvě dohodnou.

Kdy dávají smysl kapacity na hodiny?

Kapacity jsou dobrá volba, když projekt máte pevně v rukou a chybí vám jen ruce nebo konkrétní odbornost:

• máte vlastního vedoucího projektu nebo produktu a technické směřování,
• práce se průběžně mění a priority určujete každý týden,
• potřebujete posílit tým v jedné technologii nebo roli, třeba testování, data nebo SAP,
• chcete, aby znalost zůstala u vás a práce probíhala ve vašem prostředí.

Výhodou je pružnost. Kapacitu můžete v rámci smluvních podmínek přidat nebo ubrat a priority měníte bez nového vyjednávání o rozsahu. Daní za to je, že výsledek projektu zůstává na vás. Když vám chybí člověk, který by projekt vedl, samotné přidání lidí ho nemusí zrychlit.

Kdy je lepší objednat dodávku projektu?

Dodávka dává smysl, když chcete mít věc hotovou, ne jen obsazené role:

• nemáte vlastní tým nebo kapacitu na řízení projektu,
• výsledek umíte popsat: co má systém dělat, s čím se napojí a podle čeho ho převezmete,
• chcete jednu odpovědnou osobu na straně dodavatele místo koordinace jednotlivých lidí,
• potřebujete převzít rozběhnutý projekt nebo jeho část, která se zasekla.

Dodávka ale nevyžaduje, abyste měli na začátku všechno do detailu sepsané. Podstatné je dohodnout cíl, první milníky a kritéria převzetí. Rozsah se pak upřesňuje po etapách a každá změna se odsouhlasí. Bez toho se z dodávky snadno stane kapacita na hodiny s nejasnou odpovědností.

Na co si dát pozor u kapacit na hodiny?

Riziko bývá spíš organizační než technické. Když externí specialisté nemají jasné zadání a nikdo na vaší straně neurčuje priority a nepřebírá výstupy, práce se rozpadne na jednotlivé úkoly a nikdo nehlídá celek. Před začátkem si proto ujasněte, kdo u vás zadává práci, kdo přebírá výstupy a jak často se vyhodnocuje postup.

Druhá věc je hranice mezi kontraktoringem a pronájmem lidí. Pokud chcete externím lidem zadávat práci a řídit je každý den jako vlastní zaměstnance, jde podle zákona o dočasné přidělení, a to smí zajišťovat jen agentura práce s povolením. Pronájem pracovní síly mimo tento režim je zastřené zprostředkování zaměstnání (§ 5 písm. g) zákona o zaměstnanosti) a pokuta až 10 000 000 Kč hrozí i firmě, která ho umožní (§ 140). Jaké formy spolupráce připadají v úvahu, popisujeme v článku Kontraktor, zaměstnanec, nebo agenturní pracovník?.

Na co si dát pozor u dodávky projektu?

U dodávky se vyplatí na začátku věnovat čas třem věcem:

1. Kritéria převzetí. Podle čeho poznáte, že je milník hotový? Pokud to není předem zapsané, každé převzetí se

změní ve vyjednávání.

1. Změny rozsahu. Projekt se během dodávky obvykle vyvíjí. Dohodněte si, jak se změna navrhne, ocení

a odsouhlasí a kdo o ní na vaší straně rozhoduje.

1. Předání. Co dostanete na konci: dokumentaci, zdrojový kód, přístupy a zaškolení vašeho týmu. Jestli bude

dodavatel systém dál provozovat nebo podporovat, má být ve smlouvě výslovně.

Dodávka také vyžaduje vaši součinnost. Dodavatel potřebuje přístup k prostředí, k datům a k lidem, kteří znají současný stav. Pokud čeká týdny na přístupy, posouvají se i milníky, i když za to tým nemůže.

Dá se obojí kombinovat?

Ano. Firma si například nechá dodat ohraničenou část, třeba novou integraci nebo převedení prototypu do provozu, a zároveň posílí vlastní tým o kapacity na hodiny tam, kde chce mít zadání a priority u sebe. Důležité je mít u každé části jasno, kdo ji řídí a kdo za ni odpovídá. Nejasné hranice mezi dodávkou a kapacitou mohou vést ke sporům o to, co mělo být hotové.

Jak se rozhodnout?

Položte si tři otázky:

• Máme člověka, který bude projekt řídit a za výsledek odpovídat? Pokud ano, kapacity na hodiny vám nejspíš stačí.

Pokud ne, zvažte dodávku.

• Umíme popsat, co má vzniknout a podle čeho to převezmeme? Pokud ano, dodávka je reálná. Pokud ne, začněte

krátkou úvodní etapou, ve které se cíl a kritéria převzetí ujasní.

• Chceme mít znalost a směr práce u sebe, nebo hotový výsledek? Podle odpovědi se kloňte ke kapacitám, nebo

k dodávce.

Shrnutí

• Kapacity na hodiny: kupujete práci ověřených lidí, zadání a priority určujete vy a za výsledek projektu odpovídáte vy.
• Dodávka projektu: kupujete dohodnutý výsledek, dodavatel řídí tým a odpovídá za dodávku v dohodnutém rozsahu.
• Rozhoduje, zda máte vlastní řízení projektu a zda umíte popsat cíl a kritéria převzetí. Obě formy se dají

kombinovat, když je u každé části jasné, kdo za ni odpovídá.

AZ EXPERTUM nabízí obojí: dodávku IT projektu celého nebo jeho části i kontraktoring specialistů a týmů. Pokud si nejste jistí, která forma se k vašemu záměru hodí, napište nám. Stačí popsat cíl a termín, formu spolupráce navrhneme spolu.

Článek je obecná informace, ne právní rada. Konkrétní smlouvu posuďte s právníkem.

• dodávka projektu
• kontraktoring